【人事必見】新卒留学生の4月入社に向けたビザ変更スケジュールと企業側準備の注意点

来春4月の入社に向けて、外国人留学生の内定出しを終えた企業も多いのではないでしょうか。
外国人留学生が日本で就労するためには、入社日（4月1日）までに在留資格を「留学」から就労可能なビザ（多くの場合は「技術・人文知識・国際業務」）へ変更する必要があります。

「手続きは本人に任せているから大丈夫」と放置していると、審査遅れによって4月1日に入社できないというトラブルに発展することもあります。

本記事では、内定した留学生を4月1日に確実に着任させるための「逆算スケジュール」と、人事担当者が押さえるべき準備・管理のポイントを分かりやすく解説します。

【結論】申請のデッドラインは「1月末まで」

結論から言うと、4月1日入社に間に合わせるための出入国在留管理庁（入管）への申請デッドラインは「1月末まで」です。

例年、入管（出入国在留管理庁）のホームページ等でも、4月就労開始予定の留学生に向けて以下のような注意喚起アナウンスが出されています。

【入管からの案内（要旨）】
例年、1月から3月にかけて4月就労開始を目的とした在留申請が集中するため、提出書類の不足や申請の遅れがあると、希望日までに審査が終了しない可能性があります。

つきましては、4月からの就労を希望する場合には、12月1日から1月末までの間に申請をしていただくようお願いします。

なぜ1月末までの申請が強く推奨されるのか？

1月〜3月は全国の留学生が一斉に申請を行うため、入管の審査窓口が極めて混雑します。通常期であれば1ヶ月程度で済む審査も、この時期は1ヶ月半〜2ヶ月以上かかるケースが頻発します。

提出書類の不足や確認事項が発生した場合、審査がさらに長引くリスクもあります。入管の案内に沿って1月末までに申請を完了させておくことが、4月1日の入社日に万全の状態で迎えるための絶対条件です。

ビザ申請は誰が行う？行政書士への依頼と費用負担について

「ビザ申請は誰が行うべきなのか？」「行政書士を頼む場合は会社側で探す必要があるのか？」という点は、人事担当者様から特にご質問の多いポイントです。

Q1. そもそもビザ申請は誰がするの？

原則として、「留学生本人」が申請を行います。
ただし、申請手続きは「本人しかできない」わけではありません。以下の者も代わりに申請を行うことができます。

申請取次行政書士・弁護士
受入企業（採用先）の担当者（※一定の要件を満たし、入管から取次承認を得ている場合）

留学生本人が手続きを行う場合でも、企業が発行・準備すべき書類が多数あるため、完全に「本人任せ」にするのではなく、企業側でのサポートや進捗管理が欠かせません。

Q2. 行政書士を使う場合、会社側で探して手続きする必要があるの？

必ずしも会社側で行政書士を探して用意しなければならないわけではありません。

行政書士に依頼するパターンは、大きく分けて以下の2つがあります。

パターンA：会社側で行政書士を指定・依頼する
書類不備による不許可や遅延リスクを防ぎたい場合や、会社の決算書などの機密書類を本人に渡したくない場合に、会社提携の行政書士を案内するケースです。人事側で申請の進捗を確実にコントロールできるメリットがあります。

パターンB：外国人本人が自分で行政書士を探す
「申請は基本的に本人で行ってもらう」というスタンスの場合、留学生本人が自ら行政書士を探して依頼することもあります。この場合、会社は行政書士から求められた企業側の提出書類（決算書や雇用契約書など）を作成して渡す形でサポートします。

もちろん、行政書士を使わずに「留学生本人が自分で入管の窓口やオンラインで申請する」という運用も一般的です。自社でどこまで関与するか方針を決めておくとスムーズです。

Q3. 行政書士に頼むなら、誰が費用（手数料）を払うの？

行政書士費用を「会社」と「内定者（本人）」のどちらが負担すべきかについて法律上の明確な決まりはありません。 自社の社内規定や採用方針に合わせて決定します。

一般的な企業の対応パターンは以下の3つです。

A. 会社が全額負担する（主流）
確実に4月1日に入社してもらうための「採用・受入コスト」と捉え、会社が全額負担するケースです。特に優秀な人材の確保や、確実なビザ取得を重視する企業に多く見られます。

B. 本人（留学生）が全額負担する
本来ビザ取得は本人の法的義務であるという考え方に基づきます。本人が自力で申請するか、費用を出して行政書士に頼むかを選択してもらいます。

C. 折半・一部補助する
行政書士費用の一部（例：半額、あるいは上限数万円まで）を会社が補助し、残りを本人が負担する形です。

※なお、許可が出た際に入管へ納付する法定手数料（許可手数料）についても、会社が負担する場合と本人が負担する場合に分かれます。

知っておきたい手数料の最新運用

金額は許可時に確定する: 手数料は申請時ではなく「許可が下りた際」に納付するため、許可通知を受け取る段階で確定します（窓口申請かオンライン申請か、決定される在留期間等によって金額が異なります）。

オンライン申請時の納付方法: 従来のような窓口での「収入印紙」による納付だけでなく、オンライン申請の場合は指定された決済方法（コンビニ決済や銀行決済など）での納付となります。

【法的な注意点】
もし会社が行政書士費用や手数料を立て替え、後から「早期離職したら費用を返還させる」といった契約を結ぶ場合は、労働基準法に抵触する恐れがあるため注意が必要です。費用負担のルールは社労士に相談し、事前に社内で明確にしておきましょう。

4月入社に向けた「逆算ロードマップ」

人事担当者が把握しておくべき、内定から入社までの月別スケジュールは以下の通りです。

10月〜11月
内定・準備期間
・内定通知、雇用契約書の締結

・ビザ申請の進め方（自力申請か行政書士依頼か／費用負担）の決定

・企業側の必要書類（決算書等）の準備

・留学生本人の専攻と業務内容の合致チェック

12月
申請受付開始・申請
・大学で「卒業見込証明書」を取得後、入管へ申請

・人事側で「申請受領票」を確認

（※オンライン申請の場合は、メールで申請受付を確認）

1月〜2月
審査期間
・入管から「資料提出通知書（追加書類の要請）」が届いた場合は速やかに対応

（※オンライン申請の場合は、メールで追加書類提出の指示がある）

3月
卒業・許可受取
・大学卒業後、本人に「卒業証明書」を取得させる

・許可受取時に法定手数料を納付

・入管の窓口（または郵送等）で新しい在留カードを受け取る

※注意：入管から許可通知（ハガキやメール）が届いていても、大学から正式な「卒業証明書」が発行されるまでは新しい在留カードを受け取れません。

4月1日
入社・就労開始
・新しい在留資格（在留カード）を確認のうえ、就労開始

企業（人事）側で準備すべき書類と注意点

ビザの変更申請は留学生本人や行政書士が行う場合でも、提出書類の半分以上は企業側で用意するものです。

企業規模（カテゴリー）による必要書類の違い

入管では、企業の規模や実績に応じて1〜4の「カテゴリー」に分けており、提出書類の量が異なります。

カテゴリー1・2（上場企業、一定の源泉徴収税額がある企業など）
主な書類：法定調書合計表の控え、上場企業であることを証明する資料など（提出書類は少なめ）

カテゴリー3・4（中小企業、新設法人など）
主な書類：直近の決算書、法定調書合計表、会社案内、詳細な職務内容説明書・所属機関の代表者に関する申告書など（詳細な書類が必要）

企業側で特に気をつけるべき「2つのポイント」

「大学での専攻」と「担当業務」の関連性

技術・人文知識・国際業務ビザでは、本人が大学で学んだ内容と、入社後の業務内容に強い関連性が求められます。「総合職」として一括採用する場合でも、具体的にどのような業務（営業、IT、翻訳など）を行うのか明確にしておく必要があります。

日本人と同等以上の報酬（給与）額

外国人であることを理由に、同等の職種・年齢の日本人社員より低い給与を設定することは認められません。雇用契約書や労働条件通知書で明確な給料額を証明する必要があります。

万が一「4月1日に許可が下りない」場合のリスクと対応

万が一、3月末までに審査が終わらない、あるいは書類不備で許可が遅れた場合、4月1日からの就労は一切認められません。

許可が下りていない状態で働かせると、不法就労助長罪（企業側も罰則の対象）になります。

【遅れた場合の現実的な対応】
許可が下りるまでは「入社日を延期する」または「入社後、ビザが下りるまで自宅待機」とするのが実務上の対応となります。こうしたリスクを避けるためにも、1月末までの申請完了が不可欠です。

他社と差がつく！人事が押さえておきたい実務のコツ

「本人任せ」にせず、進捗管理票を作る
12月中旬になっても「申請した」という報告（受領票や受付メールの提示）がない場合は、人事がリマインドを行いましょう。

オンライン申請の活用を検討する
企業側で事前登録（利用申し出）を行っておけば、人事担当者（取次者）がオンラインで申請を代行できます。入管の激しい混雑を回避できるため、スムーズな手続きが可能です。

内定者の卒業単位の確認
ビザ審査が進んでいても、3月に単位不足で卒業できなかった場合は内定取り消し・ビザ不許可となります。秋の段階で単位の取得状況をヒアリングしておくと安心です。

まとめ

外国人留学生のビザ変更申請は、「12月受付開始・1月末までに完了」が鉄則です。
行政書士を利用するかどうかも含め、留学生本人に手続きを任せきりにするのではなく、企業側で方針とスケジュールをコントロールし、必要な書類を早めに準備することがスムーズな入社への一番の近道です。
来春の入社に向けて、今から自社のカテゴリー確認や申請方法の検討を進めていきましょう。

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