登録支援機関に丸投げはリスク？特定技能「年1回定期届出」への改正と、自社支援移行・一部委託のセルフチェック

特定技能外国人を受け入れている企業の採用担当者様や経営者様の中には、以下のような不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

「登録支援機関にすべて任せているけれど、本当に法律上問題はないのだろうか？」

「高い委託管理費を毎月支払っているのに、対応が遅くて不安を感じる……」

「自社で管理したいけれど、すべての支援を自力で行うのはリソース的に限界がある」

特に、特定技能の定期届出（報告）制度は「年1回」に一本化される法改正が行われ、実務の進め方が大きく変化しました。

報告回数が減ってラクになったな…と油断していると、実は求められる提出書類が増加しているため、対応に時間がかかる企業様が後を絶ちません。

本記事では、最新の定期届出ルールの落とし穴を分かりやすく解説しつつ、現在の支援体制のリスクを判定するセルフチェックリスト、そしてコストを抑えて安全に運用するための自社支援への切り替えや一部委託（行政書士の活用）という賢い解決策について解説します。

【最新改正】特定技能の定期報告が「年1回」に。しかし実務負担は増大？

これまで、特定技能外国人を雇用する企業（特定技能所属機関）は、3ヶ月に1回（四半期ごと）の定期届出を行う義務がありました。しかし、制度変更にともない、この報告頻度が抜本的に変更されました。

まずは、改正によって「変わったこと」と「変わらないこと」を整理してみましょう。

定期報告制度の変更点まとめ

項目	旧制度（改正前）	新制度（最新）
報告の対象期間	3ヶ月ごと（年4回）	4月1日 〜 翌年3月31日の1年間
届出の提出期間	各四半期の翌月1日〜15日まで	翌年4月1日 〜 5月31日まで
主な添付書類	届出書、賃金台帳や出勤簿の写し等	届出書に加え、労働保険・社会保険・税金の直近1年分の各種納付証明書など提出書類の種類が拡大
定期面談の義務	3ヶ月に1回以上	3ヶ月に1回以上（変更なし）

実務現場で多発する「2つの勘違い」と落とし穴

頻度が減って手続きが簡単になったように見える新制度ですが、実務の現場では、受入企業や一部の登録支援機関の間で勘違いが起きているケースも見受けられます。

勘違い①：「報告が年1回になったから、面談も年1回でいい」という誤解

最も多い誤解がこれです。提出期間が年に1回（4月1日〜5月31日）になっただけであり、外国人に対する3ヶ月に1回以上の定期面談の義務自体は変わらず継続しています。日頃の面談をサボってまとめて年1回行おうとしても、面談履歴の整合性が取れなくなります。

勘違い②：「在留申請なみ」の膨大な公的資料が必要になり、準備が間に合わない

新制度では、定期届出書の添付書類として、直近1年分の社会保険や税金の納税証明書・領収書の提出が求められます。具体的には、以下の資料をすべて揃えなければなりません。

• 労働保険： 労働保険料等納入通知書や直近1年分の領収書の写し
• 社会保険： 直近12ヶ月分の社会保険料納入状況照会回答票、または領収書の写し
• 国税： 源泉所得税、法人税、消費税等の納税証明書（その3・未納税額のない証明書）
• 地方税： 直近1年度分の法人住民税の納税証明書

これらの公的書類は、在留資格の新規申請時や更新時と同等のボリュームと正確さが要求されます。紛失していたり、納付期限の遅れ（滞納）があったりすれば、届出期限（5月31

日）に間に合わず、最悪の場合は「期限遅延の理由書」を提出して入管の審査を受けることになります。

実務のポイント！ここに要注意！（抜粋）

提出者・対象者のカウントに関する間違い

・届出の提出主体: 支援を登録支援機関に委託している場合でも、定期届出を行えるのは「特定技能所属機関（受入企業等）」のみです。登録支援機関が代わって定期届出を行うことはできません。

・退職者や在留資格変更者の扱い: 届出対象期間中に1日でも特定技能所属機関に所属していた外国人は、年度途中で退職した場合や、他の在留資格へ変更した場合であっても定期届出の対象となります。

・1号から2号へ移行した場合の人数: 対象期間中に特定技能1号から2号へ変更許可を受けた外国人は、「特定技能2号の人数」として計上し、「特定技能1号の人数」には含めないよう注意が必要です。

▼詳細はホワイトペーパーをダウンロードしてご覧ください。

💡 「定期報告の提出、不備なく準備できていますか？」

1年分の公的書類の整合性をチェックするのは、意外と大変です。現在の支援体制や書類準備に少しでも不安を感じる企業様は、ぜひLuxentの無料相談をご活用ください。

自社で確認できる「定期報告完全実践ガイド」

登録支援機関に丸投げが受入企業にとって致命傷になる理由

高い委託費用を支払って登録支援機関に全部任せているのだから、何かあっても自分たちに責任はないだろうと考えるのは非常に危険です。

入管法上、特定技能外国人を受け入れている受入企業（特定技能所属機関）こそが、支援計画の実施や各種届出の最終的な責任者だからです。

近年、多くの企業様から当法人に寄せられるリアルな相談事例として、今の登録支援機関に対する不満と危機感が挙げられます。

よくある委託先のトラブル事例

• 「支援機関が期待した動きを全くしてくれない」：入国後の生活サポートやオリエンテーションが形骸化しており、外国人が困っていても動いてくれない。都度追加費用を請求されたりもする。
• 「外国人の在留管理ができておらず、質問してもすぐに回答が返ってこない」：在留期間の期限や、次の更新申請のタイミングを担当者に聞いても、「確認します」と言われたまま何日も放置される。

このようなずさんな管理を行っている支援機関に任せていると、受入企業側は知らず知らずのうちに以下の致命的なリスクを背負うことになります。

「丸投げ」が引き起こすコンプライアンス違反ペナルティ

1. 受入停止処分（特定技能の雇用不可） 登録支援機関が届出を放置していたり、企業の社会保険や税金に未納・遅延があることを見落としたまま届出をして基準不適合と判断された場合、受入企業は今後、特定技能外国人を雇用できなくなる処分を受けるリスクがあります。
2. 不法就労助長罪などの法的責任
   支援機関が在留期限の管理を怠り、ビザの期限が切れた状態で外国人を働かせ続けてしまった場合、受入企業の経営者が不法就労助長罪に問われるケースもあります。
3. 登録支援機関は「助成金」も「ビザ申請書作成」も代行できません

登録支援機関ができる業務には法律上、明確な限界があります。親切心からであっても、無資格で行えば法律違反（社労士法違反・行政書士法違反）となり、依頼した企業側もペナルティのリスクを負うため注意が必要です。

手続き	誰が代行できるか（有償）	登録支援機関ができること・できないこと
キャリアアップ助成金など （厚生労働省管轄）	社会保険労務士（社労士）	❌ 申請書類の作成・提出代行は一切不可 ⭕️ 必要書類（タイムカード等）の準備手伝いのみ可
在留資格（ビザ）の更新・変更 （出入国在留管理庁管轄）	行政書士・弁護士	❌ 申請書類の丸投げ作成は一切不可（※重要） ⭕️ 「取次（窓口への提出）」のみ可

ここが落とし穴！「取次（提出）」と「書類作成」は別物

ビザ申請において、登録支援機関の職員（申請取次者）ができるのは「作成済みの書類を本人の代わりに窓口へ持って行くこと（取次）」だけです。

申請書や理由書といった書類そのものの作成・代筆を有償で請け負うことは、行政書士の資格がなければ違法となります。もちろん、社労士資格のない登録支援機関がキャリアアップ助成金の計画書や申請書を作ることも違法です。

トラブルを避けるための防衛策

「全部まとめてやっておきますよ」という甘い言葉を鵜呑みにして、万が一書類に不備や虚偽があった場合、ペナルティ（不正受給処分や不法就労助長罪など）を受けるのは受入企業自身です。

トラブルを防ぐためにも、以下の体制を徹底している信頼できる登録支援機関を選びましょう。

・助成金手続きには、提携する社労士を紹介してくれる

・ビザの書類作成には、提携する行政書士（または弁護士）を紹介・同席させてくれる

今のままで大丈夫？一定の基準を満たすためのセルフチェック

自社が適正に特定技能外国人を雇用できているか、また現在の支援体制にリスクがないか、以下のチェックリストで診断してみましょう。

受入企業向け・適正運用セルフチェックリスト（簡易版）

Q1. 3ヶ月に1回以上の定期面談は、省略されることなく通訳を交えて実施されているか？外国人の本音をキャッチアップできているか。

Q2. 直近12ヶ月間の労働保険料、社会保険料は、毎月1日も遅れることなく完全に納付されているか？

Q3. 源泉所得税、法人税、消費税、法人住民税に未納や支払いの遅延は一切ないか？

Q4. 現在委託している登録支援機関は、在留期限の管理を適切に行っており、質問に対して当日〜翌営業日中に的確な回答をくれるか？

Q5. 登録支援機関から年1回の定期届出に必要な1年分の公的書類について、分かりやすい案内やサポートを受けているか？

もし1つでもチェックがつかない、または不安な項目がある場合は、現在の支援体制や委託契約そのものを今すぐ見直すべきタイミングです。

💡 「うちは大丈夫」という思い込みが、突然の入管指導を招きます。

行政書士法人Luxentでは、企業様が「一定の基準」をクリアできているか、現在の書類や体制を徹底して診断するセルフチェックサポートを実施しています。

自社支援への切り替えという選択肢。基準とメリット・デメリット

支援機関への高い毎月の管理費（委託費）を削減したい、対応の悪い外部に任せるより、自社で直接外国人メンバーと信頼関係を築きたいという企業様において、「自社支援（自主支援）」への切り替えを検討するケースが増加しています。

ただし、自社支援を行うためには、入管法が定める以下の支援実績の基準（いずれか1つ）を満たす必要があります。

自社支援に切り替えるための「主な実績要件」

• 過去2年間に中長期在留者（就労ビザを持った外国人）の受け入れ・管理を適正に行った実績がある。（法人・事業主要件）
• または、自社に配置する支援責任者および支援担当者が、過去2年間に中長期在留者の生活相談業務」に従事した経験がある。（個人要件）

自社支援のメリットとデメリット

メリット	デメリット
🔴 委託コスト（管理費）の大幅削減 毎月1名あたり数万円かかる委託費用がゼロになり、経営経費を直接的に削減できます。	❌ 社内リソース（人事・総務）の圧迫 生活オリエンテーション、日常の役所手続き同行、トラブル対応などをすべて自社でこなす必要があります。
🔴 外国人スタッフとの信頼関係・定着率の向上 外部を挟まず、自社スタッフが親身に直接相談に乗ることで、エンゲージメントが高まり離職を防げます。	❌ 法改正への対応と書類管理の難しさ 入管法や提出様式は頻繁に変更されます。今回の年1回の届出への移行のような法改正を常にキャッチアップし、厳格な書類管理を行う知識が求められます。

メリットは魅力的だけど、デメリットの部分を自社だけでカバーするのは難しい……と感じる企業様も多いはずです。そこで、現在注目されているのが次の方法です。

自社支援と丸投げの「良いとこ取り」！Luxentとの法務パートナという選択肢

全部委託（丸投げ）はコストが高い上に、支援のクオリティが低くて不安。でも、完全な自社支援は社内のリソース的に不可能……

そんな企業様のために、行政書士法人Luxentが提案するのが法務パートナーという選択肢です。

• 日常の面談、声かけ、生活サポート、日本語教育は自社スタッフで行う（外国人との信頼関係を深め、委託費用をゼロにする）
• 年1回の複雑な定期届出書類の作成・代理申請や、最新法改正に準拠したリーガルチェックは行政書士法人Luxentに委託する

このように実務を賢く切り分けることで、毎月の支援委託コストを劇的に抑えながら、入管法違反などのリーガルリスクを「ビザの専門家」のチェックによって完全に防ぐことができます。

行政書士法人Luxent（セカンドオピニオン）が入るメリット

当法人には、特定技能所属機関の定期届出や在留申請を数多く手掛けてきた、確かな実務実績があります。

1年分の書類の整合性を完璧にチェック 労働保険、社会保険の納入状況照会回答票、各種納税証明書など、会社ごとに提出パターンが異なる複雑な添付書類を、プロの行政書士が完璧に取りまとめて届出を行います。

「セカンドオピニオン」としての客観的アドバイス
現在利用している登録支援機関の対応が本当に法律を守れているか不安という企業様に対し、第三者の専門家として現状の支援実態を監査し、具体的な是正策をご提案いたします。

まとめ：トラブルが起きる前に、まずはプロによる無料リーガル診断を

2026年4月からの「定期届出の年1回化」は、手続きの簡素化ではなく、1年分の企業コンプライアンス（納税・社保納付など）を事前に審査される仕組みへのアップデートです。登録支援機関に丸投げしている企業様こそ、書類の不備や支援の形骸化によって、突然受入停止処分になってしまうリスクを抱えています。

大切に育ててきた特定技能外国人が自社で安心して長く働き続けられる環境を守るためにも、一度、現在の体制が法律上安全かを確認してみませんか？

行政書士法人Luxentでは、「現在の支援体制にリスクがないか？『無料リーガル診断』」を実施しております。

登録支援機関から適切な報告や案内がない、自社支援に切り替えたいけれど要件を満たしているか不安、書類作成や在留管理のサポートだけをリーズナブルにプロに外注したいという方は、以下のフォームよりお気軽にお問い合わせください。

【無料】特定技能リーガル診断・お問い合わせフォーム

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